Validierungsfehler bei E-Rechnungen erklärt

Bevor eine E-Rechnung zugestellt oder angenommen wird, wird sie gegen Geschäftsregeln geprüft. Schlägt eine Regel fehl, meldet der Validator einen Code wie BR-CO-15 oder PEPPOL-EN16931-R010, die betroffenen Geschäftsbegriffe und die Stelle in der Datei. Unten erklären wir die häufigsten Codes in einfacher Sprache: was sie bedeuten, woher sie meist kommen und wer sie behebt.

Die Regelfamilien

• EN 16931 (BR-…): die Kernregeln der europäischen Norm, erarbeitet von CEN/TC 434 und von der Europäischen Kommission als Validierungsartefakte veröffentlicht ^[1]. Sie gelten für jede europäische E-Rechnung. BR-CO-… sind Berechnungen; BR-S-…, BR-AE-…, BR-E-… und BR-Z-… prüfen die Steuerkategorien (Normalsatz, Reverse-Charge, steuerbefreit, Nullsatz); BR-CL-… prüfen Codelisten; BR-01 bis BR-65 prüfen Pflichtfelder.
• Peppol BIS Billing 3.0 (PEPPOL-EN16931-…, PEPPOL-COMMON-…): zusätzliche Regeln für Rechnungen über das Peppol-Netz, das in Belgien, Norwegen und vielen anderen Ländern genutzt wird ^[2]. Länderregeln wie NO-R-… gehören zum selben Regelwerk.
• XRechnung (BR-DE-…): die deutschen Regeln zusätzlich zur EN 16931, gepflegt von der KoSIT ^[3].
• PINT AE (ibr-…-ae, aligned-ibrp-…): die Regeln des E-Rechnungsformats der Vereinigten Arabischen Emirate, aufgebaut auf dem internationalen Rechnungsmodell von Peppol ^[4].

Eine Fehlermeldung lesen

• Der Code nennt Regelwerk und Regel. Suchen Sie ihn in der Liste unten.
• Fatal (oder error) heißt: Die Rechnung ist ungültig und wird in der Regel abgelehnt. Warning heißt: Sie geht durch, sollte aber korrigiert werden.
• BT-… und BG-… sind die Geschäftsbegriffe der EN 16931, zum Beispiel BT-112 (Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer). Sie zeigen, welches Feld zu prüfen ist. PINT AE schreibt dieselben Begriffe als IBT-… und ergänzt BTAE-… für Felder, die es nur in den VAE gibt.
• Die Fundstelle, ein Pfad wie /Invoice/cac:LegalMonetaryTotal, zeigt auf die Stelle in der Datei.

Fast jeder Fehler wird beim Absender behoben, in der Rechnungssoftware oder den Stammdaten, und danach eine neue Rechnung gesendet. Der Empfänger kann eine abgelehnte Rechnung nicht reparieren.

Eine Datei selbst prüfen

Unser E-Rechnungs-Viewer zeigt eine Rechnungsdatei als lesbares Dokument an, in Ihrem Browser: Die Datei wird nie hochgeladen. Eine Prüfung gegen diese Regelwerke ist in Vorbereitung. Öffnen Sie den Viewer für Belgien, Deutschland, Norwegen, Frankreich oder die VAE.

Die Erklärungen sind in unseren eigenen Worten verfasst, nicht die amtlichen Regeltexte; die verlinkten Regeldateien enthalten den genauen Wortlaut. Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.