Validatiefouten bij e-facturen uitgelegd

Voordat een e-factuur wordt afgeleverd of aanvaard, wordt ze gecontroleerd op bedrijfsregels. Faalt een regel, dan meldt de validator een code zoals BR-CO-15 of PEPPOL-EN16931-R010, de betrokken bedrijfstermen en de plaats in het bestand. Hieronder leggen we de meest voorkomende codes in gewone taal uit: wat ze betekenen, waarom ze meestal ontstaan en wie ze oplost.

De regelfamilies

• EN 16931 (BR-…): de kernregels van de Europese norm, opgesteld door CEN/TC 434 en door de Europese Commissie gepubliceerd als validatiebestanden ^[1]. Ze gelden voor elke Europese e-factuur. BR-CO-… zijn berekeningen; BR-S-…, BR-AE-…, BR-E-… en BR-Z-… controleren de btw-categorieën (normaal tarief, verlegging, vrijgesteld, nultarief); BR-CL-… controleren codelijsten; BR-01 tot BR-65 controleren verplichte velden.
• Peppol BIS Billing 3.0 (PEPPOL-EN16931-…, PEPPOL-COMMON-…): extra regels voor facturen via het Peppol-netwerk, gebruikt in België, Noorwegen en veel andere landen ^[2]. Landenregels zoals NO-R-… horen bij dezelfde set.
• XRechnung (BR-DE-…): de Duitse regels bovenop EN 16931, beheerd door KoSIT ^[3].
• PINT AE (ibr-…-ae, aligned-ibrp-…): de regels van het e-factuurformaat van de Verenigde Arabische Emiraten, gebaseerd op het internationale factuurmodel van Peppol ^[4].

Een foutmelding lezen

• De code noemt de regelset en de regel. Zoek ze op in de lijst hieronder.
• Fatal (of error) betekent dat de factuur ongeldig is en normaal geweigerd wordt. Warning betekent dat ze doorgaat, maar beter verbeterd wordt.
• BT-… en BG-… zijn de bedrijfstermen van EN 16931, bijvoorbeeld BT-112 (totaal met btw). Ze zeggen welk veld u moet nakijken. PINT AE schrijft dezelfde termen als IBT-… en voegt BTAE-… toe voor velden die alleen in de VAE bestaan.
• De locatie, een pad zoals /Invoice/cac:LegalMonetaryTotal, wijst naar de plaats in het bestand.

Bijna elke fout lost de afzender op, in de factuursoftware of de stamgegevens, waarna hij een nieuwe factuur stuurt. De ontvanger kan een geweigerde factuur niet herstellen.

Zelf een bestand controleren

Onze e-factuurviewer toont een factuurbestand als leesbaar document, in uw browser: het bestand wordt nooit geüpload. Een controle tegen deze regelsets is in voorbereiding. Open de viewer voor België, Duitsland, Noorwegen, Frankrijk of de VAE.

De uitleg is in onze eigen woorden, niet de officiële regelteksten; de gelinkte regelbestanden bevatten de exacte formulering. Informatie, geen juridisch of fiscaal advies.