Facture Peppol non reçue : que faire ?

Les factures électroniques via Peppol arrivent en général vite, mais pas toujours. Voici les problèmes les plus fréquents, avec à chaque fois la position du SPF Finances.

1. « Mon client dit qu'il n'a pas reçu la facture »

D'abord : vérifier s'il s'agit d'un simple retard. Peppol est un réseau décentralisé qui ne garantit pas une livraison en temps réel. Une facture électronique arrive en général en quelques minutes à quelques heures. Si elle n'est toujours pas là après plus d'un jour ouvrable, demandez à votre fournisseur de logiciel de localiser le blocage ^[1].

Ensuite : vérifier l'adresse. Cherchez le numéro d'entreprise de votre client avec notre recherche d'identifiant Peppol.

• Le client est inscrit chez un autre prestataire que celui qu'il croit (un ancien essai, une solution bancaire…) : votre facture est arrivée là-bas. C'est au client de corriger son inscription ; voir Vérifier votre inscription Peppol.
• Le client n'est pas sur Peppol : vous ne pouvez pas livrer via Peppol.

Votre client ne peut techniquement pas recevoir ? Vous pouvez alors choisir un autre mode d'envoi (règle de repli) : le papier, ou un PDF si le client est d'accord. Cette facture est valable et vous remplissez votre obligation de facturation. Vous pouvez mentionner volontairement sur la facture que le client doit se mettre en ordre ; c'est lui qui risque une sanction, pas vous. Une fois le client prêt, il ne faut pas renvoyer les anciennes factures via Peppol ^[2][4].

2. « J'attends la facture de mon fournisseur »

• Vérifiez d'abord votre propre inscription (bon prestataire, types de documents).
• Votre fournisseur n'est pas prêt ? Vous pouvez en principe refuser la facture, mais ce n'est pas toujours simple commercialement. Demandez-lui de se mettre en ordre : c'est lui qui risque une sanction ^[2].
• Déduction de TVA : pour une opération soumise à l'obligation, il faut en principe une facture électronique structurée. Le SPF Finances accepte toutefois la déduction si les conditions de fond sont remplies (« substance over form ») ^[3]. Gardez donc la facture que vous avez reçue.

3. « J'ai reçu une facture qui ne m'est pas destinée »

Vous devez la refuser. Elle ne donne pas droit à déduction et n'a pas sa place dans votre comptabilité. Via Peppol, vous envoyez pour cela une Invoice Response avec le code statut RE (Rejected). Si votre logiciel ne le permet pas encore, demandez la fonction à votre fournisseur ^[3].

4. « J'ai envoyé une facture au mauvais client »

La TVA est quand même due : la facture doit figurer dans votre journal des ventes et dans votre déclaration TVA. Corrigez avec une note de crédit, puis envoyez une nouvelle facture au bon client ^[3]. Une note de crédit sur une facture électronique passe aussi par Peppol, au même format que la facture d'origine ^[3].

5. « Puis-je simplement renvoyer la facture ? »

Oui, mais Peppol ne sait pas si une facture est un doublon. L'important est qu'elle ne soit pas comptabilisée deux fois. Prévenez votre client qu'il s'agit de la même facture (même numéro, même date) ^[3].

6. Annexes, PDF et portails clients

• Les annexes (bon de commande, bon de travail) doivent suivre le même canal, dans la facture UBL ou via un lien. Les envoyer à part par e-mail n'est pas permis ^[2].
• Un client ne peut pas vous obliger à joindre en plus un PDF, ni refuser la facture pour ce motif ^[2].
• Un client ne peut pas vous imposer unilatéralement de déposer vos factures sur son portail sans votre accord explicite ^[2].

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Vérifié le 6 octobre 2026. Pas un conseil fiscal ou juridique.