Peppol-factuur niet ontvangen: wat nu?

E-facturen via Peppol komen meestal snel aan, maar niet altijd. Hieronder de vaakste problemen, telkens met wat de FOD Financiën erover zegt.

1. "Mijn klant zegt dat hij de factuur niet kreeg"

Eerst: wachten of het om vertraging gaat. Peppol is een decentraal netwerk zonder garantie op realtime levering. Een e-factuur komt meestal binnen enkele minuten tot een paar uur aan. Is ze na meer dan één werkdag nog niet binnen, laat uw softwareleverancier dan nagaan waar in de keten het vastzit ^[1].

Dan: controleer het adres. Zoek het ondernemingsnummer van uw klant op met onze Peppol-ID opzoeken.

• Staat de klant bij een andere provider dan hij denkt (bijvoorbeeld een oude proefversie of een bankoplossing), dan kwam uw factuur daar terecht. De klant moet zijn registratie rechtzetten; zie Peppol-registratie controleren.
• Staat de klant niet op Peppol, dan kunt u niet via Peppol afleveren.

Kan uw klant technisch niet ontvangen? Dan mag u een andere verzendwijze kiezen (de terugvalregel): papier, of een pdf als de klant daarmee akkoord gaat. Die factuur is rechtsgeldig en u voldoet aan uw factureringsplicht. U mag op de factuur vrijwillig vermelden dat de klant zich in regel moet stellen; de klant loopt het risico op een sanctie, niet u. Eens de klant ontvangstklaar is, stuurt u oude facturen best niet opnieuw via Peppol ^[2][4].

2. "Ik wacht op een factuur van mijn leverancier"

• Controleer eerst uw eigen registratie (juiste provider, documenttypes).
• Is uw leverancier niet klaar? U mag de factuur in principe weigeren, maar dat is commercieel niet altijd handig. Vraag hem om zich in regel te stellen: hij riskeert een sanctie ^[2].
• Btw-aftrek: voor een handeling binnen de verplichting hebt u in principe een gestructureerde e-factuur nodig. De FOD Financiën aanvaardt de aftrek toch als aan de inhoudelijke voorwaarden voldaan is ("substance over form") ^[3]. Bewaar dus de factuur die u wel kreeg.

3. "Ik kreeg een factuur die niet voor mij is"

Dan weigert u ze. Die factuur geeft geen recht op aftrek en hoort niet in uw boekhouding. Via Peppol stuurt u daarvoor een Invoice Response met statuscode RE (Rejected). Kan uw software dat nog niet, vraag de functie dan aan uw softwareleverancier ^[3].

4. "Ik stuurde een factuur naar de verkeerde klant"

De btw is dan toch verschuldigd: de factuur moet in uw verkoopdagboek en in uw btw-aangifte. Corrigeer met een creditnota en stuur daarna een nieuwe factuur naar de juiste klant ^[3]. Een creditnota op een e-factuur gaat ook via Peppol, in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur ^[3].

5. "Kan ik de factuur gewoon opnieuw versturen?"

Dat kan, maar Peppol weet niet of een factuur een duplicaat is. Belangrijk is dat de factuur niet twee keer geboekt wordt. Laat uw klant weten dat het om dezelfde factuur gaat (zelfde nummer en datum) ^[3].

6. Bijlagen, pdf en klantenportalen

• Bijlagen (bestelbon, werkbon) moeten via hetzelfde kanaal mee, in de UBL-factuur zelf of via een link. Apart per e-mail sturen mag niet ^[2].
• Een klant kan u niet verplichten om ook nog een pdf mee te sturen, en mag de factuur daarom niet weigeren ^[2].
• Een klant kan u niet eenzijdig verplichten om facturen in zijn portaal te uploaden zonder uw uitdrukkelijk akkoord ^[2].

Wilt u zien wat er in een ontvangen bestand staat?

Open het XML-bestand met onze UBL-viewer. Het bestand verlaat uw browser niet.

Gecontroleerd op 6 oktober 2026. Geen fiscaal of juridisch advies.