Peppol voor vzw's

"Moet onze vzw nu ook op Peppol?" Het antwoord hangt niet af van uw rechtsvorm, maar van uw btw-statuut. De verplichting geldt alleen tussen twee btw-plichtige partijen ^[1]. Een vzw is dus niet automatisch vrijgesteld, en ook niet automatisch verplicht.

Stap 1: zoek uw btw-statuut op

Kijk in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) naar uw vzw. Staat onder Hoedanigheden de vermelding "Onderworpen aan btw - Sinds [datum]", dan bent u btw-plichtig ^[1]. Twijfelt u, vraag het aan uw boekhouder of gebruik de officiële tool van de FOD Financiën ^[5].

Stap 2: welke situatie is de uwe?

Uw vzw	Versturen via Peppol?	Kunnen ontvangen?
Niet btw-plichtig (geen btw-nummer, bv. een kleine buurtvereniging)	Nee	Nee [1]
Uitsluitend vrijgestelde activiteiten (artikel 44 Btw-Wetboek, bv. bepaalde sociale, culturele, sport- of onderwijsactiviteiten)	Nee	Nee [1]
Gemengd: deels vrijgesteld, deels belast (bv. sportclub met een cafetaria of zaalverhuur)	Ja, voor de belaste facturen aan Belgische btw-plichtigen	Ja [1]
Volledig btw-plichtig (bv. sponsoring of verhuur met btw)	Ja	Ja [1]
Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro)	Ja, voor facturen aan Belgische btw-plichtigen	Ja [1][2]

Enkele nuances:

• Het ontvangen is alleen vrijgesteld als de vzw uitsluitend artikel 44-activiteiten heeft. Een gemengde vzw moet dus wel e-facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen ^[1].
• Een factuur voor een vrijgestelde handeling valt nooit onder de verplichting, ook niet bij een gemengde vzw ^[1].
• Stuurt of ontvangt uw btw-plichtige vzw geen enkele factuur van of naar Belgische btw-plichtigen, dan geldt de verplichting in de praktijk niet ^[2].

Factureert u vooral aan leden of particulieren?

Facturen aan particulieren en aan niet-btw-plichtige organisaties vallen buiten de verplichting ^[1]. Maar is uw vzw zelf btw-plichtig en koopt ze bij Belgische ondernemingen (drank, energie, software), dan moet ze die facturen elektronisch kunnen ontvangen ^[2].

Niet verplicht, maar toch gebruiken?

Dat mag. Vrijwillig e-facturen versturen kan als beide partijen akkoord gaan. Let op: wie zich op Peppol registreert, geeft daarmee aan dat hij e-facturen wil ontvangen ^[3]. Een niet-btw-plichtige vzw die zich registreert, krijgt dus mogelijk Peppol-facturen van leveranciers.

Wat kost het een vzw?

Voor een vzw met weinig facturen bestaan er gratis of zeer goedkope oplossingen, ook om enkel te ontvangen. Bekijk onze gratis Peppol-opties en de vergelijking van Peppol-software (filter "vzw"). De FOD Financiën beveelt zelf geen enkel product aan.

Wat als u verplicht bent en niets doet?

Een btw-plichtige vzw zonder de technische middelen om e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert dezelfde boetes als elke onderneming: 1.500 euro bij een eerste vaststelling, oplopend tot 5.000 euro ^[4].

Checklist voor het bestuur

1. KBO nakijken: btw-plichtig of niet?
2. Zo ja: welke activiteiten zijn belast, welke vrijgesteld?
3. Onze Peppol-ID opzoeken gebruiken: staat het ondernemingsnummer van de vzw al op Peppol, en bij welke provider?
4. Een oplossing kiezen die past bij het aantal facturen, en de penningmeester toegang geven.

Gecontroleerd op 6 oktober 2026. Geen fiscaal advies; uw boekhouder kent de details van uw vzw.