XRechnung oder ZUGFeRD? Unterschiede einfach erklärt
Kurz gesagt: Beide Formate sind in Deutschland zulässige E-Rechnungen [1]. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ein Mensch nur mit einem Viewer lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist – lesbar wie bisher, maschinell auswertbar wie eine XRechnung. Rechtlich zählt in beiden Fällen die XML [1].
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz eines dieser Formate (oder ein anderes Format nach EN 16931) verwenden [1]; wer dazu gehört, steht auf der Seite E-Rechnung Pflicht 2027. Ein normales PDF ohne eingebettete XML genügt dann nicht mehr.
Der Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) [2] | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) im AWV [1][4] |
| Aufbau | nur XML [1] | PDF/A-3 mit eingebetteter XML [4] |
| XML-Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII [2] | UN/CEFACT CII [4] |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer [1] | ja, als PDF – maßgeblich ist aber die XML [1] |
| Zulässig als E-Rechnung | ja [1] | ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL [1] |
| Aktueller Stand | Version 3.0 (seit 1. Februar 2024), Bundle 3.0.2 seit 31. August 2026; XRechnung 4.0 voraussichtlich Frühjahr 2027 [3] | Version 2.5.2 vom 4. August 2026, abgestimmt mit Factur-X 1.09.2 [6] |
| Kosten | Spezifikation und Prüfwerkzeuge als Open Source [2] | kostenfrei verfügbar [4] |
XRechnung: der Standard der Verwaltung
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 und wurde ursprünglich für Rechnungen an Behörden entwickelt [2][1]. Wer an Bundesbehörden fakturiert, nutzt sie typischerweise über die Plattform des Bundes [7]. Im B2B-Bereich ist sie genauso zulässig [1]. Nachteil für kleine Betriebe: Ohne Software sieht der Empfänger nur Code. Die KoSIT stellt Validator und Visualisierung als Open Source bereit [2].
ZUGFeRD: das hybride Format
ZUGFeRD verbindet ein normales PDF mit strukturierten Daten [4]. Für Empfänger ohne Software ist das bequem, weil das PDF wie gewohnt angezeigt wird. Aber: Seit der E-Rechnungspflicht ist bei hybriden Formaten der XML-Teil führend. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die XML-Daten [1]. Prüfen Sie also die XML, nicht nur das PDF – das BMF empfiehlt, den XML-Teil selbst zu visualisieren [1].
Welche ZUGFeRD-Profile sind erlaubt?
ZUGFeRD kennt sechs Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG [5]. MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht [1] – sie enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen [5]. Für Rechnungen zwischen Unternehmen sind in der Praxis EN 16931 oder XRECHNUNG die sichere Wahl [5]. Die Aussage des BMF bezieht sich auf ZUGFeRD ab Version 2.0.1 [1]; wer noch ZUGFeRD 1.0 erzeugt, sollte umstellen.
Was ist mit Factur-X?
Factur-X ist das französische Gegenstück. FeRD veröffentlicht ZUGFeRD in Abstimmung mit Frankreich; zu ZUGFeRD 2.5.2 gehört Factur-X 1.09.2 [6]. Eine Factur-X-Datei im Profil EN 16931 ist damit technisch auch in Deutschland nutzbar.
Welches Format soll ich wählen?
- Ihre Kunden sind kleine Betriebe ohne Buchhaltungssoftware? ZUGFeRD (Profil EN 16931) – sie sehen ein PDF.
- Sie fakturieren an Behörden? XRechnung – dort ist sie üblich, und es gelten zusätzlich die Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers [7].
- Ein Großkunde schreibt ein Format vor? Dann nehmen Sie das. Der Übermittlungsweg und Formatdetails werden zwischen den Vertragsparteien vereinbart [1].
- Sie empfangen? Sie müssen beide Formate annehmen können [1]. Unser Viewer öffnet XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD lokal in Ihrem Browser.
Die meisten Programme im Software-Vergleich erzeugen beide Formate. Ein bestehendes PDF lässt sich nicht einfach in eines dieser Formate umwandeln: PDF in XRechnung umwandeln.
Häufige Fragen
Reicht ZUGFeRD ab 2027 als E-Rechnung? Ja, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zählt als E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL [1].
Ist ein normales PDF eine E-Rechnung? Nein. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten XML-Teil; ein PDF ohne eingebettete XML ist nur eine sonstige Rechnung [1].
Muss ich XRechnung oder ZUGFeRD wählen? Beide sind zulässig; das Format vereinbaren die Vertragsparteien untereinander [1]. Empfangen müssen Sie beide können [1].
Wie öffne ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei? Mit unserem kostenlosen Viewer; die Datei wird nicht hochgeladen.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Angaben mit Quelle, geprüft am 6. Oktober 2026.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026) (geprüft am )
- KoSIT: XRechnung (geprüft am )
- KoSIT: XRechnung – Versionen und Bundles (geprüft am )
- FeRD: ZUGFeRD (geprüft am )
- FeRD: FAQ zu ZUGFeRD (Profile) (geprüft am )
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht (4. August 2026) (geprüft am )
- E-Rechnung Bund (Beschaffungsamt des BMI) (geprüft am )
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